”Tulevaisuuden muistelu” Keudan kv-toimintasuunnitelman uudistamisen työkaluna

Taustaa

Keuda uudisti koko organisaation strategian 1.8. 2016. Toinen suuri uudistus oli tulossa vuoden 2017 alussa, kun toimeenpantiin organisaatiouudistus. Kansainvälisten toimintojen toimintasuunnitelman uudistamiselle oli suuri tarve, samaan aikaan CIMO:ssa suunniteltiin kv-strategiatyökalujen uudistamista. Keuda otti haasteen vastaan ja päätti testata meille uutta Tulevaisuuden muistelu –työkalua, jota tiettävästi käytettiin nyt ensimmäistä kertaa kansainvälisen toiminnan suunnittelussa. Työkalun avulla haluttiin uudistaa kv-toimintasuunnitelma vuosille 2017-2020.

Kutsu

"Keudan organisaatio muuttuu, millaisia muutoksia on tarpeen tehdä kv-toiminnassa? ”Tulevaisuuden muistelu” -työpajoissa määritellään ensin visio vuoteen 2020, ja keskeiset kehittämisen/toiminnan tavoitteet. Tavoitteita nostetaan muistelun kohteeksi n. 3-6.Tavoitteiden pohjalta hahmotetaan ja työstetään käytännön toimintaa visiovuodesta taaksepäin vuoden 2016 loppuun. Lopputulos: toiminnanpolut kohti visiovuotta. Keskeisin toimintakuvaus kv-toimintasuunnitelmalle on tämän jälkeen olemassa, toiminnallistettuna."

Valmistautuminen

Keudan aikuisopiston rehtorin (nykyisen Keudan rehtori), kuntayhtymän johtaja ja kv-koordinaattori asettivat ennakkoon viisi keskeistä kv-toiminnan teemaa, joihin työryhmätyöskentely keskittyi. Niitä olivat: opiskelijaliikkuvuus, henkilökuntaliikkuvuus, kotikansainvälisyys, hanketoiminta, ja elinkeinoelämän tarpeet.

Kutsut työpajoihin lähetettiin kv-ohjausryhmän jäsenille (9 henkilöä), kv-yhteyshenkilöille (20 henkilöä), opiskelijaedustajille (ammattiopisto, aikuisopisto), sekä kv-toiminnoista uudessa organisaatiossa vastaavalle esimiehelle. Lisäksi Keudan ammattiopiston ja Keudan aikuisopiston rehtorit, kv-koordinaattori ja kv-assistentti osallistuivat.

Toteutus

Tulevaisuuden muistelu toteutettiin kahtena puolen päivän mittaisena työpajana. Vetäjän toimi Lauri Tuomi. Osallistujia per työryhmä oli 16-20. Osa henkilöistä osallistui molempiin työpajoihin. Osallistujia saatiin monipuolisesti: opettajia, kouluttajia, uusia kv-yhteyshenkilöitä, kokeneita kv-yhteyshenkilöitä, apulaisrehtoreita, arviointijohtaja, toimialapäälliköitä, kv-hallinnon henkilöt ja yksi opiskelijaedustaja.

Erityisen tärkeää ja merkillepantavaa oli rehtorin läsnäolo ja sitoutuminen molempiin työpajoihin. Keudan rehtori toimii myös kv-ohjausryhmän puheenjohtajana. Osallistujat jaettiin ensin sattumanvaraisesti eri teemojen alle. Muutamia muutoksia kuitenkin tehtiin henkilöiden toimenkuvan mukaan, esim. ainut opiskelijaedustaja laitettiin opiskelijaliikkuvuusteemaan. Kullekin teemalle asetettiin fläppitaulut, joissa oli aikajana vuosille 2016-2020. Ryhmät visioivat oman teeman osalta missä Keuda on vuonna 2020, ja kirjasi sitten toimet, millä visioon päästään. Kunkin teeman visiot ja askeleet purettiin ensimmäisen työpajan lopuksi. Näin kaikki saivat käsityksen kaikista teemoista, ja ajatuksia voitiin vielä tarkentaa ja esittää näkemyksiä ja mielipiteitä. Kakkostyöpajassa keskityttiin vuoteen 2017: kirjattiin mitä pitää tehdä, jotta asiat nytkähtävät käyntiin.

Tulos

Identifioitiin TOP 5 tavoitetta jokaiseen teemaan. Työskentely jatkui joululomien jälkeen uuden organisaation myötä. Keudan rehtori, kv-toimintojen esimies, kv-koordinaattori ja -assistentti kävivät läpi tavoitteet, ja hieman muokkasivat ja tarkensivat sanamuotoja ja terminologiaa. Työn tuloksena kiteytyi yhteensä 16 alateemaa, jotka vievät kohti vision mukaista Keudan kansainvälistä toimintaa vuonna 2020. Seuraava askel on työstää 16:n alateeman pohjalta toimenpiteet, jotka poimitaan työpajojen fläpeiltä edelleen muokaten. Alkuvuoden 2017 aikana valmistuu kv-toimintasuunnitelma vuosille 2017-2020.

Haasteet

Viisi teemaa ja jokaisesta TOP5 tavoitetta – tavoitteita tuli niin paljon, että niitä täytyi karsia ja priorisoida jatkotyöskentelyssä. Kaiken kaikkiaan tavoitteet tiivistyivät 16:een, ja niissä riittää työtä pitkälle tulevaisuuteen. Kv-koordinaattorin näkökulmasta tulos oli hedelmällinen. Melko pienellä suunnittelu- ja valmistelutyön vaivalla saimme tulevaisuuden toiminnalle selkeät JA laajat tavoitteet, jotka koskettavat suurta joukkoa Keudalaisia. Monet tavoitteet ”valuvat” perinteisen kv-työn ulkopuolelle, mikä on ilahduttavaa!

Työkiireiden ja väärinymmärrysten vuoksi emme saaneet samoja osallistujia molempiin työpajoihin. Kutsun formuloinnissa pitää olla tarkkana: työryhmät eivät olleet toisilleen vaihtoehtoisia, kuten useammat henkilöt tulkitsivat. Toisaalta näin saimme suuremman joukon osallistettua, mutta vain toiseen työpajaan osallistuneille oli osin vaikeaa päästä sisään menetelmään ja jo tehtyyn työhön. Oli tärkeää miettiä yhdessä johdon kanssa kutsuttavia, jotta kaikki olennaiset henkilöt saataisiin mukaan.

Valituista viidestä teemasta hanketoiminta osoittautui hankalaksi. Totesimme jälkeenpäin, että hanketoimintaa ei olisi kannattanut nostaa omaksi teemakseen lainkaan - vaikka hankkeita hallinnoivan näkökulmasta prosesseissa ja käytännön toteutuksissa varmasti on paljon parannettavaakin. Käytännön toiminnan ja työpajoihin osallistujien näkökulmasta hankkeet ovat kuitenkin vain tapa toteuttaa sisällöllisiä tavoitteita, niinkuin oikein onkin.


Kiinnostavinta oli tavoitteiden asettaminen. Toimenpiteiden tasolla oli joissain teemoissa jo vaikeampaa hahmottaa konkretiaa, varsinkin kun organisaatio uudistuu samalla. Toimenpiteitä täytyy jatkotyöstää tavoitteita enemmän, mutta toisaalta tavoitteet asettavat hyvät raamit uusille esimiehille jotka vastaavat kv-toiminnan käytännön toteutuksesta.

Vahvuudet

Yhteensä runsas osallistuminen, myös yksi opiskelijaedustaja. Suurella joukolla saatiin monipuolisesti kuvattua tavoitteita. Tavoitteet on yhdessä tuotettu, niiden tarkoitus ymmärretään, ja niihin sitoutuminen on sekä järkeenkäyvää että innostavaa. Tavoitteet viedään konkreettisen työsuunnitelman tasolle, ja ne hyväksytään Keudan johtoryhmässä. Johto osallistui niiden tekemiseen ja varmistaa että ne otetaan käyttöön.

Organisaation muutosvaiheessa yhteinen työskentely hioi toimijoiden yhteistyötä eteenpäin. Mukana oli uusiakin Keudalaisia, jotka eivät vielä tunteneet muita osallistujia. Heidät saatiin näin kerralla ja laajasti perehdytettyä toimintaan, ja he pääsivät verkostoitumaan muihin Keudan kv-toimijoihin.

Keudan johto ja kansainvälisten asioiden koordinaattori suosittelevat menetelmää lämpimästi käytettäväksi myös muissa oppilaitoksissa kv-työn kehittämisessä. Menetelmää on Keudassa jo käytetty esim. yhden uuden vastuualueen toiminnan käynnistämisessä, ja palaute oli hyvää.

Teksti ja kuva: Katriina Lammi, kv-koordinaattori, Keuda