Akkreditointi vapaaehtoispalveluun

Organisaatiot pääsevät mukaan vapaaehtoispalveluun akkreditoinnin kautta. Akkreditointi eli valtuuttaminen tarkoittaa sitä, että organisaation toimintaedellytykset vapaaehtoispalvelun järjestämisen osalta arvioidaan. Jos toimintaedellytykset katsotaan riittäviksi, organisaatio valtuutetaan toimimaan vapaaehtoispalvelussa.

Akkreditoinnilla varmistetaan, että vapaaehtoispalvelussa mukana olevat tahot ovat tietoisia vapaaehtoispalvelun laatuvaatimuksista ja sitoutuvat noudattamaan niitä. Laatuvaatimukset on kuvattu vapaaehtoispalvelun peruskirjassa (Erasmus+ Volunteering Charter) ja akkreditointiohjeistuksessa (Accreditation Guidelines).

Akkreditointi koskee lähettäviä, vastaanottavia ja koordinoivia (eli hakijana toimivia) organisaatioita kaikissa ohjelmamaissa sekä EU:n naapuruusalueilla (Länsi-Balkan, Venäjä, Itä-Eurooppa ja Kaukasus sekä Välimeren eteläiset alueet).

Akkreditointi on voimassa korkeintaan Erasmus+ -ohjelmakauden ajan, eli vuoden 2020 loppuun saakka. Koska akkreditointia voi hakea näin pitkäksi ajaksi, kannattaa akkreditointihakemusta tehdessä ajatella vapaaehtoistoimintaa kauaskantoisemmin, ja hakea kaikkia lähivuosina mahdollisesti kysymykseen tulevia rooleja (lähettävä, vastaanottava, koordinoiva) samalla kertaa.

Akkreditoinnissa on jatkuva haku

Akkreditointia voi hakea milloin vain, kuitenkin hyvissä ajoin ennen varsinaisen vapaaehtoispalvelun rahoitushakemuksen jättöpäivää. Akkreditointihakemuksista tehdään päätökset pääsääntöisesti kerran kuukaudessa, aina kuun loppuun mennessä. Tällöin hakemuksen tulee olla jätettynä arviointiin kuukauden 15. päivään mennessä.

Akkreditointia haetaan sen maan kansallisesta toimistosta, johon akkreditoitava organisaatio on rekisteröity. EU:n naapuruusalueiden organisaatioiden akkreditoinneista vastaavat alueelliset SALTO Resurssikeskukset.

Toimi näin:

  1. Tutustu vapaaehtoispalvelun peruskirjaan ja akkreditointiohjeistukseen. Arvioi, onko organisaatiollasi edellytykset laadukkaan vapaaehtoispalvelun toteuttamiseen.
  2. Tarkista, onko organisaatiollasi jo hakemiseen tarvittava PIC-koodi (Participant Identification Code). Kunnallisten nuorisopalveluiden kannattaa luoda itselleen oma PIC sen sijaan, että käyttäisi kaupungin/kunnan yleistä PIC-koodia. Kaikki hakemiseen tarvittavat ohjeet ja lomakkeet löytyvät Erasmus+ hakuprosessi –sivulta.
  3. Täytä vapaaehtoisorganisaatioiden akkreditoinnin hakulomake (KA110) verkossa ja lähetä se. Kerro hakulomakkeessa käytännön tasolla, kuinka kysytyt asiat organisaatiossanne hoidetaan.

Arviointi- ja valintamenettely

Kansallinen toimisto pyrkii käsittelemään akkreditointihakemukset mahdollisimman nopeasti. Tarvittaessa voimme pyytää täydentämään hakemusta tai tehdä arviointikäynnin organisaatioon. Akkreditointiprosessin etenemisestä tiedotetaan sähköpostitse hakemukseen merkitylle yhteyshenkilölle. Lopullisesta päätöksestä tiedotetaan myös organisaation lailliselle edustajalle.

Opetushallitus voi tehdä tarkastuskäyntejä akkreditoituihin organisaatioihin milloin tahansa akkreditoinnin voimassaoloaikana. Akkreditointi voidaan poistaa kokonaan tai määräaikaisesti, mikäli kansallisella toimistolla on syytä epäillä, ettei organisaation pysty vastaamaan vapaaehtoispalvelun laatuvaatimuksiin.

Vapaaehtoistyön tietokannat

Jokainen akkreditoitu organisaatio saa akkreditointinumeron, jota tarvitaan hankerahoitushakemusta tehdessä.

Erasmus+ -vapaaehtoispalvelun toteuttamista varten on olemassa kaksi tietokantaa:

  1. Akkreditoitujen organisaatioiden tietokannassa (Database of Accredited Organisations) julkaistaan organisaatioiden kuvaukset. Kuvaus siirtyy tietokantaan suoraan akkreditoinnin hakulomakkeesta.
  2. Vapaaehtoismahdollisuuksien tietokannassa (Volunteering Opportunities Database, VOD) organisaatiot mainostavat vapaita vapaaehtoispaikkoja. Organisaatiot lisäävät tähän tietokantaan itse ilmoituksensa.

Tietokantojen tehtävä on helpottaa vapaaehtoisten sekä lähettävien ja vastaanottavien organisaatioiden kohtaamista. Molemmat tietokannat ovat osa Euroopan nuorisoportaalia.

Vapaaehtoismahdollisuuksien tietokannassa organisaatiot pääsevät itse määrittelemään, milloin ja miten avoimia paikkoja mainostetaan, kenen yhteystiedot ilmoituksessa näkyvät ja millaisia ohjeita kiinnostuneet vapaaehtoiset saavat. Ilmoitus kannattaa kirjoittaa nuori vapaaehtoinen ja kumppaniorganisaatiot mielessä pitäen. Anna kuvauksessa riittävän yksityiskohtaista ja realistista tietoa, ja käytä mahdollisimman helposti ymmärrettävää englannin kieltä.

Lisätietoja tietokannasta sekä yksityiskohtaiset ohjeet ilmoituksen lisäämiseen löydät vapaaehtoismahdollisuuksien tietokannan pikaoppaasta ja käyttäjän oppaasta.

Hakijoiden neuvonta

Akkreditointia hakevien kannattaa olla suoraan yhteydessä akkreditoinnista vastaaviin ohjelma-asiantuntijoihin, jos akkreditoinnista tai hakulomakkeesta nousee kysymyksiä. Akkreditointia hakeville ja vasta-akkreditoiduille organisaatioille järjestetään koulutuspäiviä nimellä "Vapaaehtoispalvelu uusille toimijoille". Infotilaisuuksista ja koulutuksista ilmoitetaan tapahtumakalenterissa.

Lisätietoja

  • Hilma Ruokolainen, puh. 0295 338 505, sähköposti muotoa etunimi.sukunimi@oph.fi
  • Jutta Kivimäki, puh. 0295 338 568, sähköposti muotoa etunimi.sukunimi@oph.fi