Australiassako kaikki paremmin?

Päädyin talvella 2014 pohtimaan mahdollisuutta virkamiesvaihtoon. Minulle oli kertynyt kokemusta Suomen arkistolaitoksen toiminnasta jo 12 vuotta, joten asioiden katsominen toisesta näkökulmasta tuntui hyvältä ajatukselta. Valintakriteereinä olivat maan muistiorganisaatiokentän edistyksellisyys, työskentelykieli sekä lämmin ja lumeton talvi, ja valituksi tuli Australia!

Käytännön järjestelyt alkoivat huhtikuussa 2014 ja jo vappuna minulla oli sähköpostissani myönteinen vastaus Australiasta. Tämän jälkeen alkoi tutustuminen byrokratiaan, ja mielikuva Australiasta rentona surffareiden paratiisina sai pienen kolauksen. Esimerkiksi viisumiasioiden hoitaminen oli haastavaa, mutta lopulta kaikki saatiin kuntoon.

Digitointiin tutustumassa - ja paikallisiin ihmisiin

Majoituksen järjestäminen on internetin aikakaudella helpottunut huomattavasti. Varasin lopulta kaikki majoitukseni AirBnb:n kautta, sillä muutin Australian sisällä ohjelmani mukaisesti useita kertoja. Muiden nurkissa asuminen osoittautui hyväksi ratkaisuksi, sillä tutustuin samalla uusiin ihmisiin.

Aluksi vietin kaksi päivää Kansallisarkistossa Canberrassa, missä tapasin laitoksen pääjohtajan ja vastuualueen johtajia. Sitten matkasin seitsemäksi viikoksi Melbournen toimistoon, joka vastasi suomalaista maakunta-arkistoa. Melbournessa pääsin sisään paikallisen arkistolaitoksen digitointiprosesseihin ja näin muitakin prosesseja laajalti. Periaatteessa Melbournen toimistossa toteutettiin melko samoja asioita kuin Canberrassa, mutta kehittäminen oli rajallisempaa. Tämän jälkeen menin takaisin Canberraan, missä tein viidessä viikossa pari projektia ja tutustuin erilaisiin verkkopalveluihin.

Koko jaksoni ajan kävin myös tutustumassa erilaisiin organisaatioihin kuten National Library of Australia, National Library of Victoria, National Gallery of Victoria, National Gallery sekä AIATSIS (aboriginaalien arkistoinstituutio). Pidin lukuisia esityksiä ja huomasin, että ihmiset olivat aidosti kiinnostuneita Suomesta sekä Suomen arkistolaitoksen toiminnasta. Tapasin uskomattoman paljon ihmisiä, joilla oli jonkinlaisia siteitä Suomeen.

Kuva: Reko Etelävuori

Pääjohtaja David Fricker ja allekirjoittanut

Työssäoppimista parhaimmillaan

Arkistolaitoksen organisaatio oli hyvin samankaltainen kuin Suomessa. Ainoa merkittävä ero oli se, että verkkopalveluille oli oma vastuualueensa ja kehittämistyö tehtiin siellä, kun taas tietohallinto vastasi lähinnä tietoteknisestä infrastruktuurista.

Australiassa panostetaan paljon verkkopalveluihin, joiden kautta haetaan myös paljon näkyvyyttä. Arkistolaitoksen aineistot ovat selailtavissa RecordSearch-palvelussa, joka toimii päätietokantana verkkopalveluille ja koostuu lukuisista moduuleista ja muodostaa pohjan koko sähköiselle toiminnalle. Palvelun selainpohjaisella käyttöliittymällä syötetään aineistojen metatietoja ja digitaalisia tiedostoja, seurataan logistiikkaa jne. Käyttäjät voivat räätälöidä itselleen näkymiä, joissa näkyvät vain heille olennaiset palvelut.

Ykkösverkkopalvelu Discovering Anzacs on todella tutustumisen arvoinen. Se on osallistanut kansalaisia vapaaehtoistyöhön sekä virtuaalisesti että asiakirjojen kuvailussa, valmistelussa ja digitoinnissa. (Australian vapaaehtoistyökulttuuri oli monella tapaa uskomattoman hieno. Uskaltaisin väittää, että heidän olosuhteillaan on ollut vaikutusta siihen, että vapaaehtoistyön kulttuuri on kehittynyt ja se on monelle nykypäivän aussille sisäänrakennettu ominaisuus – esimerkiksi metsäpaloja sammuttavat usein vapaaehtoiset. Pienemmissä ”kylissä” koko palokunta voi koostua vapaaehtoisista jne.)

Toinen erityismaininnan ansaitseva verkkopalvelu oli sikäläisen Kansalliskirjaston tarjoama Trove. Trove on paras muistiorganisaatioiden tuottama verkkopalvelu, jonka olen koskaan nähnyt. Se ei periaatteessa tee muuta kuin ”kerää” dataa eri palveluista, mutta sen päälle on rakennettu monia eri toimintoja ja sitä käytetään jopa tarkoituksiin, joita kehittäjät eivät ole tulleet ajatelleeksi. Jos sinulla vaikkapa on digikuvia jostain ilmiöstä, voit liittää ne Troveen esimerkiksi Flickr'in kautta! Samaa ajattelutapaa sovelletaan myös Discovering Anzacs -palvelussa. Osallistumaan pääsee rekisteröitymällä palveluun ja väärinkäytöksiä oli ollut todella vähän – jos ollenkaan. Oma panokseni verkkopalvelun kehittämisessä oli valokuvien metatietostandardien kartoitus.

Maan valtava koko ja verkkoyhteyksien rajallisuus haasteena

Suurin ero digitoinnissa Australian ja Suomen välillä oli digitoitavan aineiston olomuoto. Jos Suomessa keskitytään laajalti paperiin, niin Australiassa keskitytään paljon myös valokuva-aineistoihin. Tähän on käytännön syynä se, että valokuvista olivat värit katoamassa. Viivakoodeja hyödynnetään aineiston identifioinnissa, joten metatietojen ja digitaalisten kuvien liitto oli sinetöity jo kuvailuvaiheessa. Itse toteutin projektin digitoinnin laadunvarmistuksesta.

Australian digitointitoimintaan tuo kompleksisuutta maan valtav koko ja siitä johtuva verkkoyhteyksien rajallisuus sekä se, että digitointia tehdään asiakkaiden pyynnöstä kaikissa toimipisteissä. Digitoinnnissa tulee enemmän virheitä, kun sitä tehdään osapäiväisesti oman työn ohella. Verkon rajallisuuden takia aineisto toimitaan USB-muisteilla Canberraan järjestelmään siirrettäväksi. Aineiston päätyminen palveluun kestää usein todella kauan ja syöttövaiheessa havaitut virheet ruuhkauttavat digitoinnin tehneen osavaltion digitointipisteiden toimintaa.

Kaiken kaikkiaan virkamiesvaihto oli mahtava kokemus, jota voi suositella lämpimästi. Itse sain paljon ystäviä sekä työkuvioista että vapaa-ajalta ja menen heitä tulevaisuudessa tapaamaan. Vaikeinta prosessissa oli tehdä päätös lähdöstä melko pitkään vaihtoon, mutta kun päätös oli tehty, asiat rullasivat omalla painollaan.

Reko Etelävuori